ALUAM-IS

ALUAM-IS sistemine erişmek için buraya tıklayınız.


KK003 - ALUAM-IS Kullanım Kılavuzu



SIKÇA SORULAN SORULAR (SSS) - Güncellenme Tarihi 12.04.2022

KAYIT ve GENEL BİLGİLER

Nasıl üye olabilirim? Hangi rolü seçeceğim?

Sisteme üyelik aşamaları ve blgiler sitemizde yayınlanan ALUAM-IS kullanım kılavuzunda, ALUAM-IS giriş ekranındaki kullanım kılavuzlarında açıklanmaktadır. Farklı kullanıcı rollerinin detaylı açıklaması kullanım kılavuzunda mevcuttur.

Türk-Alman Üniversitesi öğrencisiyim. Hangi rol ile kayıt olacağım?

Üniversitemizde öğrenci e-posta adresine sahip tüm kullanıcıların TAU-User rolü ile kayıt olmaları ve ardından ilgili akademisyenin oluşturduğu projeye katılım talebi yapması gerekmektedir. 

Türk-Alman Üniversitesi akademik/idari personeliyim. Hangi rol ile kayıt olacağım?

Üniversitemiz kurumsal e-posta adresi ile TAU Project Manager rolü ile kayıt olabilirsiniz. Proje oluşturmak istemeyen kullanıcılar TAU-User rolü ile de kayıt olabilir.

Kullanıcı rolümü sonradan değiştirebilir miyim?

Kullanıcı rolü değişikliği ALUAM tarafından yapılabilmektedir. İlgili değişiklik için gerekçeniz ile birlikte ALUAM ile iletişime geçebilirsiniz.

Kullanıcı bilgilerimi ve şifremi nasıl değiştirebilirim?

Hesabınıza ait bilgileri güncellemek için sisteme giriş yaptıktan sonra Update Account sekmesi altında ilgili alanlarda güncellemeleri yapabilirsiniz.

Yanlış bir rol ile kullanıcı hesabı oluşturdum. Ne yapmalıyım?

Kullanıcı rolünüzü değiştirme yetkisi sadece sistem yöneticisinde bulunmaktadır. Bu nedenle rol değişim gerekçeniz ile birlikte Teknik Destek talebinde bulunmalısınız. http://aluam.tau.edu.tr/ adresinde ALUAM Araştırmacısı sekmesi altındaki Teknik Destek formunu doldurarak ya da ALUAM-IS giriş ekranındaki sağ altta bulunan Help sekmesi ile durumunuzu bize bildirmelisiniz. En kısa sürede doğru kullanıcı rolü hesabınıza tanımlanacaktır.

Kullanıcı hesabı oluşturdum. Neden kullanıcı bilgilerim onaylanmadı ya da farklı bir role sahip oldum?

Kullanıcı hesabınız incelendiğinde size uygun olan kullanıcı rolü dışında bir kayıt oluşturduysanız rolünüz sistem yöneticisi tarafından size uygun bir role çevrilmiştir ya da başvurunuz onaylanmamıştır. Bu durumda bizimle iletişime geçebilirsiniz. İç kullanıcıların kurumsal e-posta adresleri ile sisteme üye olmaları önerilmektedir. Bu sayede onay süreci hızlanacaktır.

PROJE

Proje ne demektir? ALUAM’da deney yapabilmek için proje mi yazmam gerekiyor? Kimler proje tanımlayabilir?

Project Manager kullanıcı rolüne sahip hem iç hem dış kullanıcılar sisteme girdiklerinde farklı projeler oluşturabilirler. Bu projeler bir amaca yönelik genel kapsamlı projeler olabileceği gibi kurumlara ait bilimsel araştırma projeleri için de oluşturulabilir. 

Sistem tarafından projenizle ilgili sadece genel ve kamuya açık bilgiler istenmektedir. Projenize ait detaylar talep edilmemektedir. 

Bu projeler hangi kaynakların ne ölçüde ve hangi amaçla kullandığınızı takip etmenize olanak sağlayan çatı yapılar olarak düşünülmelidir. Örneğin tez çalışmalarını yapmak amacıyla ALUAM bünyesindeki cihazları kullanmak isteyen bir araştırmacı “Ad Soyad Doktora Tez Çalışması” şeklinde bir proje oluşturabilir. 

Proje oluşturmadan işlem yapabilir miyim?

Hayır. Sistemde randevu oluşturma, projeye kullanıcı ekleme işlemleri öncesinde mutlaka bir proje oluşturmalı ve bu projenin onaylanmasını beklemeniz gerekmektedir. Projeleri sadece Project Manager rolündeki kullanıcılar oluşturabilir. User rolüne sahip kullanıcıların bir Project Manager tarafından oluşturulmuş ve ALUAM tarafından onaylanmış projeye katılması gerekmektedir. User rolündeki kullanıcılar birden fazla Project Manager tarafından oluşturulan projeye dahil olabilir.

Projeniz onaylandıktan sonra projenize katılmak isteyen User rolündeki kullanıcıları kabul/red edebilir, projenizde kullanmayı planladığınız cihazları (kaynakları) projenize ekleyebilir, randevu oluşturabilir, destek talebinde bulunabilirsiniz.

Projem ne zaman onaylanır?

İlgili projenizi oluşturduktan sonra proje bilgileri ALUAM yetkililerine e-posta ile bildirilmektedir. Projeniz mümkün olan en kısa sürede onaylanacaktır. Projeniz onaylandığında e-posta ile bir bildirim alacaksınız.Proje bilginizde eksik-sorun olması durumunda projeniz reddedilecektir. Proje onayınız ortalama 48 saat içerisinde gerçekleştirilecektir.

Projeye katılmak nedir? Projeye katılmadan işlem yapabilir miyim?

Bir projeye katılma işlemi sadece “User” rolünde kayıt oluşturan kullanıcılar için mümkündür. Kullanıcılar hesaplarında oturum açtıklarında sol menüden bir projeye katılma talebinde bulunabilirler. Bu talepleri proje yöneticisi tarafından onaylandıktan sonra o proje kapsamındaki kaynaklara erişebilir ve o proje kapsamında randevu oluşturabilirler. User rolündeki kullanıcıların birden fazla projeye katılması mümkündür.

RANDEVU

ALUAM’da bulunan her cihaz için randevu almak zorunda mıyım?

ALUAM envanterinde bulunan ve kullanımı randevu sistemine geçirilen cihazları ALUAM-IS sisteminde görüntüleyebilirsiniz. İlerleleyen zamanlarda genel kullanıma ait tüm cihazlar randevu sistemine aktarılacaktır. 

Türk-Alman Üniversitesi dışındaki tüm kullanıcıların ise her zaman randevu ile işlem yapması zorunludur. Bu kullanıcıların ALUAM-IS üzerinde üyelik oluşturup cihaz kullanım randevusu almadan önce ALUAM kuralları gereği teklif, analiz talebi gibi işlemleri tamamlaması gerekmektedir. Proje bazlı kaynak aktarımı yapılmayacak olan tekil hizmet alımlarında dış kullanıcıların ALUAM-IS sistemini kullanmalarına gerek yoktur. ALUAM yönetimi tarafından ilgili bilgilendirme dış kullanıcılara iletişim adresleri üzerinden yapılacaktır.

Randevu oluştururken proje seçmeli miyim?

Evet. Hangi proje kapmasında çalışıyorsanız bu proje kapsamında randevu oluşturmalısınız. Proje seçimi yapılmadan o projeye ait cihazlar listelenmemektedir. 

Randevu alımında bir sınırlama var mı? Neden randevu alamıyorum? Randevum neden onaylanmadı? 

Evet. Sisteme tanımlanan cihazlar öncelikli olarak eğitim faaliyetlerine ayrılmaktadır. Eğer randevu saatiniz bir eğitim faaliyetine denk geliyorsa o saate randevu alamazsınız, randevu almışsanız da o randevu iptal edilebilir. 

Cihazlar ile çalışılabilecek çalışma saatleri tanımlanmıştır. Bu saatler dışındaki zaman aralıklarına randevu oluşturulamaz.

Peş peşe alınabilecek randevu süresini aşmış olabilirsiniz.

Projenize kullanım kısıtı konmuş olabilir.

FİNANSAL SÜREÇLER

Hesabımda neden eksi bakiye görüyorum?

İç kullanıcılarımız herhangi bir proje bütçesi olmadan kaynaklarımızdan yararlanabilmektedir. Sistem özelliği gereği bu projeler negatif bakiyeyi düşebilir. Bu sistemsel bir özellik olup iç kullanıcılarımızın kullanımını etkilememektedir. İç kullanıcılarımızın cihaz kullanımı için ücret ödemesine gerek yoktur. Dış kullanıcılar sadece pozitif bakiye ile işlem yapabilmektedir. Bu nedenle projelerine ödeme yapmalı ve ödemeleri onaylanmalıdır. 

DİĞER

Farklı modülleri kullanmak için nereden destek alabilirim?

Sistemde tanımlı farklı modüller ile işlem yaparken bir yardıma ihtiyaç duyarsanız ALUAM yönetimi ile iletişime geçebilir ve teknik destek talebinde bulunabilirsiniz. Ayrıca kullanım kılavuzumuzu kullanıcı geri bildirimlerine göre belirli aralıklarla güncelleyeceğiz. 

Support sekmesi nedir? Nasıl kullanılır?

Support sekmesi sistem yetkililerine doğrudan bir talep oluşturulabilmesini sağlayan ALUAM-IS ile entegre bir sistemdir. Burada Konu ve Mesaj kısımlarını doldurup talep oluşturabilirsiniz. Talebinize sistem yöneticileri tarafından yine ALUAM-IS üzerinden yanıt verilecektir. Bu alanı acil destek talepleri için kullanmayınız.

Satisfaction Survey Nedir? Nasıl Kullanılır?

Memnuniyet anketi bizlerin kendimizi geliştirebilmesi için önem verdiğimiz gönüllülük esasına dayanan bir anket sistemidir. Görüşünüzü bizimle paylaşmanızdan memnuniyet duyarız.

Trainings modülü nedir?

Bu modül sadece iç kullanıcılara açık olan bir modül olup sisteme tanımlanan cihaz eğitimlerine katılım talep edilmesine olanak sağlamaktadır. Dış kullanıcıların bu modüle erişimi yoktur. Laboratuvarımızda bulunan cihazlar ve yeni alınacak cihazlar için eğitimler düzenlendiğinde bu modül ile eğitime katılma talebinde bulunabilirsiniz.